Associations et clubs : les adhésions, cotisations et inscriptions se gèrent toutes seules, le bilan sort en un clic.
Un bureau bénévole n'a ni le temps ni le budget d'un logiciel de gestion. Le système encaisse les cotisations, relance les retards après validation du trésorier, gère les inscriptions aux événements et le planning des bénévoles, et produit le bilan pour l'assemblée générale et le dossier de subvention.
Ce qui se fait tout seul pour un association ou club
Démo fictiveL'association qui tourne sans le trésorier
- Adhésions et cotisations en ligne
- Inscriptions aux événements, planning des bénévoles
- Relances préparées, validées par le trésorier
- Bilan annuel et pièces pour les subventions en un clic
Au quotidien rien, sauf lire le résumé du dimanche.
Un exemple chiffré
Exemple type « Club de sport, 150 adhérents » du simulateur, hypothèses prudentes :
Coût de la situation actuelle : 261 h de bénévolat et 2 160 € / an
Gain estimé avec le système : 1 080 € par an
Lancement (890 €) et première année d'abonnement (39 € par mois) remboursés en 16 mois en euros seuls ; le temps rendu, 133 h par an, n'est pas compté.
Les briques pour votre métier
Un lancement combine deux à quatre de ces briques sur un socle commun compris : espace responsable et espace client, sauvegarde et export, hébergement, documentation et formation.
Rendez-vous et créneaux
Inscription aux événements avec places restantes, rappel la veille aux inscrits.
Devis et documents signés
Bulletin d'adhésion et autorisations signés en ligne, archivés par saison.
Relances préparées
Cotisation en retard, inscription non confirmée : la relance est prête, le trésorier valide.
Planning
Planning des bénévoles : créneaux à prendre depuis le téléphone, rappels automatiques.
Bilan périodique
Bilan d'activité annuel prérempli : adhérents, événements, heures bénévoles ; PDF pour l'assemblée générale et le dossier de subvention.
Tableau de bord et signaux
Adhérents, encaissements, inscriptions aux événements ; résumé hebdomadaire envoyé au bureau.
Page vitrine
Le club, les activités, le bureau, les prochains événements, avec les boutons « Adhérer » et « S'inscrire ».
Faire connaître
Événement public publié sur le site avec texte préparé, photos choisies, lettre d'information mensuelle préparée, adhésion ou inscription depuis le site.
Ce qui est automatisé, étape par étape
Parcours type d'une association ou d'un club, de l'adhésion à l'assemblée générale. Enchaînement d'automatisation : chaque vignette est une étape, chaque zone une note. En vert ce que le client fait, en sable ce qui se fait tout seul, en fuchsia ce que vous validez.
entre l'atelier et la mise en service de ce premier système, livré en mode pilote avec ajustements en direct. Le protocole standard prévoit un mois, dont une semaine de tests chez vous.
pour la personne suivie : elle démarre sa montre, fait sa séance, l'arrête. Le cochage, le bilan et la remontée au coach se font tout seuls.
par jour pour le coach, et un message le dimanche. Le reste de son suivi tient dans le résumé hebdomadaire que le système prépare.
Où est le socle, où sont les briques dans cet exemple
Chaque vignette de la carte porte une étiquette : S pour le socle, B1 B2… pour la brique qui la fait fonctionner, hors pour ce qui reste dans vos autres logiciels. Le détail, brique par brique :
Tout l'exemple : le socle + 7 briques, soit 1 840 € au tarif de lancement (890 € pour le socle et deux briques, puis 190 € par brique), ≈ 17 h par mois rendues. Un lancement démarre souvent avec deux à quatre briques, celles qui vous font perdre le plus de temps ; les autres s'ajoutent plus tard, au même tarif, sans refaire le socle.
Le travail d'automatisation à prévoir, et ce qu'il rend chaque mois
| Moment | Étape automatisée | À la main, aujourd'hui | Par mois | Temps rendu |
|---|---|---|---|---|
| 1 · L'adhésion | Paiement et reçu envoyés | 10 min | × 15 | 2,5 h |
| 1 · L'adhésion | Liste des membres à jour | 5 min | × 15 | 1,3 h |
| 1 · L'adhésion | Trésorier prévenu | 2 min | × 15 | 0,5 h |
| 1 · L'adhésion | Carte d'adhérent et attestation (PDF) | 3 min | × 15 | 0,8 h |
| 2 · Un événement | Places restantes, rappel la veille | 15 min | × 4 | 1,0 h |
| 2 · Un événement | Bilan de l'événement : présents, recettes | 15 min | × 4 | 1,0 h |
| 3 · Les bénévoles | Rappel automatique la veille | 10 min | × 8 | 1,3 h |
| 3 · Les bénévoles | Relance aux bénévoles préparée, validée | 15 min | × 4 | 1,0 h |
| 3 · Les bénévoles | Heures de bénévolat comptées, attestation | 10 min | × 4 | 0,7 h |
| 4 · Chaque semaine | Résumé au bureau : membres, encaissements | 20 min | × 4 | 1,3 h |
| 4 · Chaque semaine | Relance des cotisations en retard, préparée | 20 min | × 4 | 1,3 h |
| 4 · Chaque semaine | Comptes à jour pour le trésorier | 20 min | × 4 | 1,3 h |
| 5 · Chaque année | Bilan d'activité généré | 20 min | × 1 | 0,3 h |
| 5 · Chaque année | Convocation à l'AG envoyée | 5 min | × 1 | 0,1 h |
| 5 · Chaque année | PV d'AG et liste des présents générés | 30 min | × 1 | 0,5 h |
| 5 · Chaque année | Pièces pour la préfecture préparées (bureau, statuts) | 30 min | × 1 | 0,5 h |
| 6 · Faire connaître | Événement publié sur le site, texte préparé | 20 min | × 2 | 0,7 h |
| 6 · Faire connaître | Lettre d'information mensuelle préparée | 45 min | × 1 | 0,8 h |
| 6 · Faire connaître | Dossier partenaires et sponsors préparé | 30 min | × 1 | 0,5 h |
Total : ≈ 17 h par mois rendues à l'entreprise, soit ≈ 4,0 h par semaine. Ordres de grandeur, à ajuster à l'atelier avec vos chiffres.
Tarifs
Tarifs fixes, annoncés avant de commencer. Tarif de lancement pour les dix premiers clients, au plus tard le 31 décembre 2027. Le détail de l'abonnement et des briques.
| Formule | Contenu | Entreprises | Associations |
|---|---|---|---|
| Atelier de cadrage | Deux heures pour dessiner qui fait quoi et choisir les briques. Vous repartez avec : le schéma, la liste des briques, un devis fixe. Même si vous n'allez pas plus loin. | offert | offert |
| Lancement | Le socle commun + 2 briques, en service un mois après l'atelier. Compris : une semaine de tests chez vous, la formation, la documentation. Plus de briques ? Les trois exemples ci-dessous. | ||
| Abonnement | Tout ce qu'il faut pour que votre système continue de tourner, sans engagement. Hébergement, sauvegarde chaque jour, réponse sous un jour ouvré, corrections et mises à jour. Trois formules pour les entreprises, selon ce que fait votre système : Essentiel pour démarrer, Solo avec une évolution chaque trimestre, Connecté relié à vos autres logiciels. Une formule pour les associations. Les trois premiers mois sont offerts aux dix premiers clients. Le détail de l'abonnement. | Solo 69 € Connecté 99 € |
Par rapport aux logiciels que vous utilisez déjà
ToolFactory-AI ne les remplace pas : il les relie et automatise ce qui se passe entre eux. Voici ce que cela change par rapport à un logiciel du marché utilisé seul (HelloAsso, AssoConnect), en plus et en moins. Tarifs publics des éditeurs, consultés le 21 octobre 2026.
| Aspect | Un logiciel du marché, seul | Vos logiciels + ToolFactory-AI |
|---|---|---|
| Coût | Gratuit avec contribution volontaire des adhérents, ou de 23 à 188 € TTC par mois selon la taille de l'association. | 890 € une fois pour le lancement, puis 39 € par mois sans engagement, adhérents et bénévoles illimités. |
| Périmètre | Adhésions, paiements et billetterie, dans une application générique. | La vie du club telle qu'elle se passe : adhésion et documents signés, relances de cotisations préparées et validées par le trésorier, événements et inscriptions, planning des bénévoles, bilan pour l'assemblée générale. Si vous encaissez déjà par HelloAsso, le système s'y branche. |
| Fonctionnalités | Les mêmes pour toutes les associations. | Construites à l'atelier avec votre bureau, sur vos documents. Les messages sont préparés par l'IA, le trésorier valide. L'adhérent ouvre un lien, sans compte ni application. |
| Services | Support selon l'éditeur, en ligne. | Support à délais écrits, correction de tout défaut sans limite, une évolution par trimestre comprise, formation d'une heure pour chaque nouveau bénévole responsable et documentation comprises. |
| Données | Hébergées chez l'éditeur ; étendue de l'export selon l'éditeur. | Base de données à votre nom, export complet à tout moment, utile au changement de bureau. Si vous partez, le système reste utilisable. |
| Engagement et prix | Selon l'éditeur ; conditions révisables à son initiative. | Sans engagement. Prix fixe douze mois, puis révisable une fois par an de 5 % au plus, annoncé deux mois à l'avance. |
Ce qu'un logiciel du marché fait mieux, honnêtement
La gratuité (HelloAsso) et l'encaissement en ligne prêt le jour même. Nous ne tenons pas la comptabilité de l'association.
Les montants des éditeurs sont ceux de leurs pages publiques au 21 octobre 2026 et peuvent changer ; les nôtres sont la grille de lancement, hors taxes. Pourquoi relier vos logiciels plutôt qu'en changer ?